La gestion d’un projet n’est pas une mince affaire, quelles qu’en soient l’ampleur et la portée. De la planification des moindres détails à la gestion des demandes en constante évolution des clients, en passant par la livraison des produits livrables dans les délais, beaucoup de choses peuvent mal tourner. Lorsque vous divisez le projet en étapes gérables, chacune ayant ses propres objectifs et ses propres produits livrables, il est plus facile de contrôler le projet et la qualité du résultat.

Si vous vous trouvez d’une manière ou d’une autre dans une position où vous devez gérer des projets pour votre organisation et que vous vous sentez dépassé, il est préférable de commencer à apprendre les étapes de base des phases du cycle de vie d’un projet.

Vous souhaitez en savoir plus ? Continuez la lecture de cet article. 

Qu’est-ce que la gestion de projet ?

La gestion de projet est l’utilisation de connaissances, de compétences, d’outils et de techniques spécifiques pour fournir quelque chose de valeur aux gens.

Les cinq phases de la gestion de projet

Les 5 phases de base du processus de gestion de projet sont les suivantes :

  • Lancement du projet
  • Planification du projet
  • Exécution du projet
  • Suivi et contrôle du projet
  • Clôture du projet

Phase 1 de la gestion de projet : Lancement du projet

La phase de lancement du projet est la première étape de la transformation d’une idée abstraite en un objectif significatif. Au cours de cette phase, vous devez élaborer une analyse de rentabilité et définir le projet à un niveau général. Pour ce faire, vous devez déterminer la nécessité du projet et créer une charte de projet.

La charte de projet est un document important qui contient des détails tels que les contraintes du projet, ses objectifs, la nomination du chef de projet, le budget, le calendrier prévu, etc.

Une fois que vous avez défini les objectifs et la portée du projet, identifiez les principales parties prenantes du projet, c’est-à-dire les personnes qui doivent être impliquées dans le projet. Créez un registre des parties prenantes avec les rôles, la désignation, les exigences de communication et l’influence.

Bien qu’un objectif clair du projet soit établi dans cette phase, une charte de projet ne contient pas les détails techniques qui se produisent dans la phase de planification.

Phase 2 de la gestion de projet : Planification du projet

La phase de planification du projet exige une diligence totale car elle établit la feuille de route du projet. À moins que vous n’utilisiez une méthodologie de gestion de projet moderne comme la gestion de projet agile, la deuxième phase de la gestion de projet devrait prendre près de la moitié de la durée totale du projet.

Au cours de cette phase, les principales tâches consistent à identifier les exigences techniques, à élaborer un calendrier détaillé du projet, à créer un plan de communication et à définir les objectifs et les résultats attendus.

Il existe plusieurs méthodes pour définir les objectifs du projet, mais le S.M.A.R.T. et le C.L.E.A.R. sont les plus populaires.

Objectifs S.M.A.R.T. :

Les critères « SMART » garantissent que les objectifs que vous fixez pour votre projet sont analysés de manière critique. Il s’agit d’une méthode établie qui réduit les risques et permet aux gestionnaires de projet de fixer des objectifs clairement définis et réalisables.

L’acronyme SMART signifie :

  • Spécifiques
  • Mesurables
  • Atteignables
  • Réalistes
  • Temporellement définis

Objectifs C.L.E.A.R. :

La méthode « CLEAR » de définition des objectifs est conçue pour répondre à la nature dynamique d’un lieu de travail moderne. Les entreprises actuelles, qui évoluent rapidement, ont besoin de flexibilité et de résultats immédiats, et CLEAR peut vous y aider.

L’acronyme CLEAR signifie :

  • Compréhensible
  • Limité
  • Émotionnel 
  • Appréciable 
  • Raffinable 

Au cours de la phase de planification, la portée du projet est définie. Il est possible de modifier la portée du projet en fonction des demandes, mais le chef de projet doit approuver ce changement. Les chefs de projet élaborent également une structure de répartition du travail, qui visualise clairement l’ensemble du projet en différentes sections pour la gestion de l’équipe.

L’atténuation des risques est un autre aspect important de la gestion de projet qui fait partie de l’étape de planification. Le gestionnaire de projet est chargé d’extrapoler les données antérieures afin d’identifier les risques potentiels liés à la gestion du projet et d’élaborer une stratégie pour les minimiser.

Phase 3 de la gestion de projet : Exécution du projet

La phase d’exécution du projet est celle où votre équipe effectue le travail réel. En tant que chef de projet, votre travail consiste à établir des flux de travail efficaces et à surveiller attentivement les progrès de votre équipe.

Une autre responsabilité du chef de projet au cours de cette phase consiste à maintenir constamment une collaboration efficace entre les parties prenantes du projet. Cela garantit que tout le monde reste sur la même longueur d’onde et que le projet se déroule sans problème.

Vous pouvez vous appuyer sur les meilleurs outils de collaboration de projet disponibles sur le marché. Ils vous faciliteront non seulement la vie, mais amélioreront également l’efficacité et la productivité de votre équipe.

Phase 4 de la gestion de projet : Suivi et contrôle du projet

Dans le processus de gestion de projet, les troisième et quatrième phases ne sont pas séquentielles par nature. La phase de suivi et de contrôle du projet se déroule simultanément à l’exécution du projet, ce qui permet de s’assurer que les objectifs et les résultats attendus du projet sont atteints.

En tant que gestionnaire de projet, vous pouvez vous assurer que personne ne s’écarte du plan initial en établissant des facteurs critiques de succès (CSF) et des indicateurs clés de performance (KPI).

Pendant la phase de suivi de la gestion de projet, le gestionnaire est également responsable du suivi quantitatif de l’effort et du coût pendant le processus. Ce suivi permet non seulement de s’assurer que le projet reste dans les limites du budget, mais il est également important pour les projets futurs.

Phase 5 de la gestion de projet : Clôture du projet

Il s’agit de la phase finale du processus de gestion de projet. L’étape de clôture du projet indique la fin du projet après la livraison finale. Il arrive que des talents externes soient engagés sous contrat spécifiquement pour le projet. La résiliation de ces contrats et l’accomplissement des formalités administratives nécessaires relèvent également de la responsabilité du chef de projet.

La plupart des équipes organisent une réunion de réflexion après l’achèvement du projet afin de contempler leurs succès et leurs échecs pendant le projet. Il s’agit d’une méthode efficace pour assurer une amélioration continue au sein de l’entreprise afin de renforcer la productivité globale de l’équipe à l’avenir.

La dernière tâche de cette phase consiste à examiner l’ensemble du projet et à rédiger un rapport détaillé couvrant tous les aspects. Toutes les données nécessaires sont stockées dans un endroit sécurisé auquel peuvent accéder les chefs de projet de l’organisation.

Source 1 :

kissflow.com

Source 2 :

pmi.org