Autrefois réservée aux disciplines de l’ingénierie, la gestion de projet a fait son entrée dans le monde des affaires. Des personnes de tous les secteurs sont désormais régulièrement appelées à faire partie d’équipes de projet et sont souvent invitées à assister ou à assumer le rôle de chef de projet. Et personne n’est plus surpris que ces nouveaux intronisés dans le monde de la gestion de projet professionnelle. L’intérêt pour le sujet atteint de nouveaux sommets et aucun déclin n’est en vue. C’est donc le moment idéal pour réfléchir à ce qu’est devenue la gestion de projet moderne et pourquoi elle est si importante pour les entreprises de tous types.

La gestion de projet est une discipline visant à planifier, diriger, organiser et contrôler un ensemble de travaux bien définis. Cette discipline doit pouvoir être répétée et expliquée. Il ne s’agit pas d’une forme d’art inventée par chaque praticien, ni d’une science avec des formules et des règles explicites. Malgré ces restrictions, l’approche d’une organisation en matière de gestion de projet doit être cohérente afin que les connaissances et l’expérience puissent être partagées au-delà des limites du projet.

Qu’est-ce qu’un projet ?

Un projet est un effort discret composé d’un ensemble planifié d’activités de travail appliquées à un champ d’application spécifique, qui aboutit à un produit ou à un processus final bien défini.

Les projets sont tout simplement l’élément vital d’une organisation. Ils permettent de planifier, de créer, d’améliorer ou de maintenir des produits et des services pour les clients internes et externes.

Les projets ne servent pas seulement à créer quelque chose de nouveau, ils sont également nécessaires pour retirer des produits ou des services existants. Les projets peuvent être regroupés en trois grandes catégories : Les efforts continus, les efforts répétitifs et les efforts ponctuels.

Efforts continus

De nombreuses organisations traditionnelles ont été fondées sur l’exécution d’un ensemble très stable de processus de manière très répétitive et cohérente. Ces activités d’usine ou de « chaîne de montage » restent un élément essentiel de nombreuses organisations. Elles sont appelées « efforts continus » car elles changent peu d’un jour à l’autre. La force de ces projets réside dans leur stabilité et leur prévisibilité.

Les concepts fondamentaux de la gestion de projet ont été créés spécifiquement pour les efforts continus. Issus de l’ingénierie industrielle et de la gestion des opérations, ce parti pris est facilement perceptible dans les documents de planification très granulaires et les méthodes d’évaluation des risques qui exigent la prévisibilité.

Ces projets sont un sous-produit de l’influence de la « production industrielle » ou « de masse » sur la pensée des entreprises. Les techniques traditionnelles de gestion de projet ont été et peuvent encore être utilisées pour identifier la performance optimale des processus en cours ou opérationnels. Bien que ces projets continuent d’apporter une valeur ajoutée significative à de nombreuses organisations, les nouveaux investissements dans les produits et services sont de plus en plus axés sur les efforts à temps unique. Et les organisations constatent des différences significatives entre ces deux types de projets.

Efforts ponctuels

Les organisations modernes découvrent que la majeure partie de leur attention doit être accordée à des projets qui ne seront réalisés qu’une seule fois dans un laps de temps raisonnablement court. Ces projets uniques sont destinés à répondre aux besoins de clients exigeants et à un environnement commercial dynamique et compétitif. Les efforts uniques commencent avec un grand nombre d’inconnues et nécessitent un processus de découverte important.

Chaque effort ponctuel aboutit à un résultat unique ou hautement personnalisé, produit par un groupe unique de personnes utilisant de nouvelles méthodes et une technologie souvent peu familière. Parmi les exemples d’efforts uniques, citons le déménagement d’une organisation vers un nouveau site, la création d’un nouveau produit client, la modification d’un produit client existant, l’acquisition d’une nouvelle technologie ou l’installation d’un nouveau logiciel.

Efforts répétitifs

Les efforts répétitifs se situent à mi-chemin entre les efforts continus stables et dominants d’hier et les efforts ponctuels dynamiques d’aujourd’hui. On trouve ces projets là où les organisations ont pu définir des « procédures générales » qui peuvent être suivies de manière approximative lors de la réalisation de projets similaires. Ils n’ont pas la précision et la prévisibilité absolues des efforts continus, mais fonctionnent dans le cadre de connaissances raisonnables.

Ces projets sont souvent observés lorsque des organisations normalisent des pratiques spécifiques pour promouvoir la cohérence. Ils comprennent la construction, les procédures chirurgicales, les guides opérationnels et les activités de maintenance.

Les différences

Les trois types de projets ont tendance à exister simultanément dans la plupart des organisations. À première vue, il semblerait qu’une solide formation en gestion de projet puisse être appliquée universellement à tous les types de projets. Le problème, cependant, est que les caractéristiques naturelles de chaque type sont souvent diamétralement opposées aux réalités que l’on trouve dans un autre type.

La plupart des organisations ont créé des processus de gestion, y compris la façon dont ils se rapportent aux projets, en se basant sur les hypothèses de stabilité et de prévisibilité. Les Efforts ponctuels sont tout sauf cela.

Les efforts continus supposent un processus opérationnel stable, une technologie établie, des champs d’application connus, des travailleurs « axés sur les tâches » et des résultats très prévisibles. L’objectif principal d’un effort continu est l’exécution efficace, répétitive et précise d’un processus défini. La planification d’un effort continu permet d’élaborer une stratégie de base à partir d’estimations stables. L’attention de la direction de l’entreprise est orientée vers l’exception ou la crise occasionnelle.

Les efforts ponctuels suivent généralement des processus personnalisés, font appel à des technologies nouvelles ou émergentes, ont une portée inconnue, dépendent de travailleurs pluridisciplinaires issus de nombreuses organisations et produisent des produits finaux personnalisés.

Les efforts à temps unique se concentrent sur les processus de découverte, de conception, de construction et de mise en œuvre. Les efforts à temps unique exigent un processus de planification très dynamique et progressif qui réagit rapidement aux nouvelles découvertes et aux réalités imprévues. En raison du rythme des efforts à temps unique, les chefs d’entreprise doivent jouer un rôle proactif, rapide et direct dans les décisions relatives aux projets majeurs.